Organisation & Kommunikation:

• Proaktive Bearbeitung des E-Mail-Postfachs der Geschäftsführung: Priorisierung, Weiterleitung und eigenständige Beantwortung
• Eigenständige Abwicklung der internen und externen Korrespondenz
• Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsführung
• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Redaktion und Serviceabteilungen

Administration & Office Management:

• Verwaltung und Pflege von Verträgen, Rechnungen und digitalen Ablagestrukturen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Protokollen
• Bearbeitung von Postein- und -ausgängen sowie Abrechnung von Mitarbeiterauslagen über die Handkasse
• Unterstützung bei der Organisation des Jahresabschlusses und laufenden Projekten

Veranstaltungen & Gremienarbeit:

• Organisation und Betreuung von Veranstaltungen sowie Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen (z.B. Gesellschafterversammlungen)

Sie passen ideal zu uns, wenn Sie folgende Qualifikationen und Eigenschaften mitbringen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation im Office Management
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder vergleichbaren kaufmännischen Funktion – Quereinsteiger:innen mit passendem Background herzlich willkommen
• Sicherer Umgang mit MS Office 365, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel
• Erfahrung in der Medienbranche ist ein Plus – wichtiger sind kaufmännisches Verständnis, Gespur für Prioritäten und souveräner Umgang mit einem vollen Posteingang
• Absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität – auch in vertraulichen Themen
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative
• Professionelles Auftreten und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Führerschein Klasse B

• Einen vielseitigen und sicheren Arbeitsplatz in einer spannenden Branche

• Ein angenehmes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien

• Flexible Arbeitszeiten mit Home-Office-Möglichkeit (1 Tag pro Woche)

• Sehr gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge

• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung!

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Hinweis: Zur Unterstützung unseres Recruiting-Prozesses setzen wir KI-Tools ein. Alle Entscheidungen treffen unsere HR-Mitarbeitenden persönlich.

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung an Frau Kathrin Steinbrecher, sie steht Ihnen gerne vorab auch für Fragen zur Verfügung.